Skip to main content

ฉันจะเลือกระบบใบสั่งซื้อที่ดีที่สุดได้อย่างไร

ระบบใบสั่งซื้อเป็นลำดับของขั้นตอนที่บุคคลต้องผ่านเพื่อขอซื้อสินค้าและบริการสำหรับการใช้งานของ บริษัทระบบเหล่านี้ให้เส้นทางการตรวจสอบสำหรับการติดตามการเคลื่อนไหวของทรัพยากรทางการเงินของ บริษัทมีหลายระบบในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจสำหรับระบบส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่ระบบบัญชีและเอกสารภายในของ บริษัทการเลือกระบบใบสั่งซื้อที่ดีที่สุดต้องพิจารณาปัจจัยหลายประการที่เกี่ยวข้องกับระบบธุรกิจของ บริษัท

เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการควรตัดสินใจว่าพวกเขาต้องการใช้ระบบสั่งซื้อคู่มือหรืออัตโนมัติหรือไม่ระบบแมนนวลมักจะรวมถึงการใช้สมุดบันทึกกระดาษที่มีคำสั่งซื้อที่มีหมายเลขตามลำดับพนักงานจะกรอกแบบฟอร์มซึ่งโดยทั่วไปจะต้องมีผู้ขายราคาราคาคำอธิบายและรหัสบัญชีก่อนที่จะส่งเพื่อขออนุมัติเอกสารเหล่านี้มักจะมีสำเนาคาร์บอนที่เก็บไว้ในไฟล์ระบบอัตโนมัติทำงานในทำนองเดียวกันยกเว้นพนักงานจะใช้ธุรกิจหรือซอฟต์แวร์บัญชีของ บริษัท และกรอกเอกสารใบสั่งซื้ออิเล็กทรอนิกส์

จำนวนใบสั่งซื้อที่ บริษัท จะสร้างผ่านการดำเนินงานปกติจะมีบทบาทอย่างมากเมื่อเลือกใบสั่งซื้อระบบ.การใช้ระบบด้วยตนเองอาจกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อและส่งผลให้เอกสารหายไปทำให้พนักงานสร้างใบสั่งซื้อใหม่นอกจากนี้ บริษัท จะต้องจัดเก็บเอกสารเหล่านี้เป็นเวลาหลายปีขึ้นอยู่กับกฎหมายของรัฐบาลกลางหรือรัฐที่บังคับใช้ระบบใบสั่งซื้ออัตโนมัติสามารถบรรเทาปัญหาเหล่านี้ได้แม้ว่าการเรียนรู้และการใช้เวอร์ชันคอมพิวเตอร์อาจต้องใช้การฝึกอบรมมากขึ้น

ปัจจัยอื่น ๆ ที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกระบบใบสั่งซื้อคือจำนวนพนักงานที่ใช้คำสั่งซื้อและที่ตั้งของ บริษัทสำนักงานจัดซื้อการอนุญาตให้พนักงานหลายคนเข้าถึงและสร้างคำสั่งซื้ออาจกำหนดให้ บริษัท ต้องมีเอกสารกระดาษเพิ่มเติมในมือหรือมากกว่าชื่อผู้ใช้เพื่อเข้าถึงโมดูลใบสั่งซื้อองค์กรขนาดใหญ่มักจะมีแผนกจัดซื้อหรือผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อเพื่อจัดการใบสั่งซื้อเมื่อทำการสั่งซื้อการมีบุคคลหลายคนเปลี่ยนคำสั่งซื้อสามารถสร้างข้อมูลล้นในแผนกจัดซื้อบริษัท อาจต้อง จำกัด การเข้าถึงในระบบใบสั่งซื้อเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้

บริษัท จะต้องพิจารณาด้วยว่าคำสั่งซื้อจะไหลเข้าสู่แผนกบัญชีอย่างไรบุคคลในแผนกบัญชีจะต้องสามารถเข้าถึงระบบได้อย่างง่ายดายเพื่อตรวจสอบคำสั่งซื้อก่อนที่จะชำระค่าใช้จ่ายผู้ตรวจสอบจะต้องเข้าถึงเพื่อพิจารณาว่าข้อมูลไหลผ่าน บริษัท อย่างไรการไร้ความสามารถในการติดตามใบสั่งซื้อผ่านแต่ละขั้นตอนในระบบอาจส่งผลให้มีการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่จะส่งผลกระทบต่อส่วนสำคัญของกระบวนการจัดการเงินสดของ บริษัท