ฉันจะสร้างนโยบายการเก็บรักษาอีเมลได้อย่างไร

ในการสร้างนโยบายการเก็บรักษาอีเมลก่อนอื่นคุณต้องระบุเหตุผลที่คุณเขียนนโยบาย mdash;เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมายเพื่อรักษาหลักฐานของเอกสารทางธุรกิจหรือเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำคัญจะไม่สูญหายเอกสารควรอธิบายว่าพนักงานมีผลกระทบต่อนโยบายใดและมีอีเมลประเภทใดรวมอยู่ด้วยคุณต้องตัดสินใจว่าควรเก็บอีเมลนานเท่าใดคุณอาจต้องถูกต้องตามกฎหมายในการเก็บอีเมลบางอย่างในช่วงระยะเวลาหนึ่งการกำหนดพนักงานให้รับผิดชอบในการตรวจสอบนโยบายสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่านโยบายของคุณมีการบังคับใช้อย่างเหมาะสม

นโยบายการเก็บรักษาอีเมลเป็นขั้นตอนที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับวิธีที่ บริษัท ต้องการให้พนักงานจัดการการสื่อสารทางอีเมลโดยทั่วไปแล้วนโยบายการเก็บรักษาอีเมลจะระบุว่าอีเมลใดที่พนักงานควรรักษาไว้นานแค่ไหนและวิธีการจัดเก็บอีเมลในเขตอำนาจศาลหลายแห่งมีข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับระยะเวลาการสื่อสารของ บริษัท mdash;รวมถึงอีเมล mdash;ต้องเก็บไว้ดังนั้นการมีนโยบายการเก็บรักษาอีเมลที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญ

เมื่อเขียนนโยบายของคุณอธิบายว่าพนักงานคนใดใน บริษัท ที่นโยบายการเก็บรักษาอีเมลครอบคลุมขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการดำเนินการตามนโยบายตั้งแต่แรกอาจไม่สามารถใช้กับทุกคนในองค์กรของคุณได้ตัวอย่างเช่นพนักงานคลังสินค้าที่ไม่ได้จัดการกับการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์อาจไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตามนโยบายตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าอาจจำเป็นต้องเก็บอีเมลส่วนใหญ่

อธิบายว่าการติดต่อทางอีเมลประเภทใดที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของนโยบายการเก็บรักษาอีเมลตัวอย่างเช่นบาง บริษัท เขียนนโยบายการเก็บรักษาอีเมลที่เกี่ยวข้องกับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องการดูแลระบบการคลังทั่วไปและชั่วคราวนโยบาย บริษัท ของคุณอาจจัดการกับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่มีข้อกำหนดทางกฎหมายโดยเฉพาะไม่ว่าอีเมลใดที่คุณเลือกที่จะครอบคลุมภายใต้นโยบายตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความชัดเจนและรัดกุมในเรื่อง

นโยบายควรอธิบายว่าควรเก็บอีเมลมานานเท่าใดและวิธีการที่พนักงานควรเก็บอีเมลไว้สำหรับการปฏิบัติตามบันทึกคุณอาจมีภาระผูกพันตามกฎหมายในการรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นระยะเวลาห้าปีนอกเหนือจากการถูกเก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวรอีเมลบนเซิร์ฟเวอร์ของคุณกฎหมายอาจกำหนดให้คุณพิมพ์อีเมลและเก็บสำเนา Hard ไว้ในไฟล์ลูกค้าไม่ว่าขั้นตอนใดจะรักษาบันทึกเหล่านี้ให้แน่ใจว่าคุณสะกดรายละเอียดเมื่อคุณเขียนนโยบายการเก็บรักษาอีเมล

นโยบายการเก็บรักษาอีเมลที่ดีควรรวมถึงแผนกหรือชื่อของพนักงานที่รับผิดชอบในการตรวจสอบข้อกำหนดบริษัท ของคุณอาจมีแผนกปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือพนักงานที่รับผิดชอบในการทำให้แน่ใจว่ากระบวนการของ บริษัท เป็นไปตามกฎหมายนี่อาจเป็นบุคคลธรรมดาที่ต้องรับผิดชอบในการตรวจสอบและบังคับใช้นโยบายการเก็บรักษาอีเมลระบุอย่างชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดการนโยบายเพื่อให้พนักงานรู้ว่าใครจะหันไปหาหากพวกเขามีคำถามหรือปัญหา

หลังจากสร้างนโยบายหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดคือการเผยแพร่มันนโยบายไม่สามารถปฏิบัติตามได้หากพนักงานที่ต้องดำเนินการไม่ทราบว่ามีอยู่จริงคุณอาจต้องการจัดประชุมหรือฝึกซ้อมสำหรับพนักงานที่ได้รับผลกระทบเช่นกันสิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาจะได้รับข้อมูลที่จำเป็นต้องปฏิบัติตามนโยบายการเก็บข้อมูลอีเมล