ขั้นตอนการทำงานด้านหน้าประเภทต่าง ๆ คืออะไร?

เมื่อผู้คนพูดถึงสำนักงานใหญ่พวกเขาจะอ้างถึงฟังก์ชั่นทั้งหมดภายในองค์กรที่มีการติดต่อโดยตรงกับลูกค้าตัวอย่างเช่นสำนักงานด้านหน้าในโรงแรมอธิบายถึงพนักงานต้อนรับและโต๊ะทำงานที่ทำการจองและรับการชำระเงินสำนักงานด้านหน้าอาจเข้าใจได้ง่ายขึ้นเมื่อเทียบกับงานด้านหลังของสำนักงานซึ่งรวมถึงการบัญชีทรัพยากรมนุษย์และฟังก์ชั่นอื่น ๆ ที่อาจนำไปสู่คุณภาพของการบริการลูกค้า แต่ลูกค้าไม่ค่อยเห็นขั้นตอนการทำงานที่พบบ่อยที่สุดบางอย่างคือการสื่อสารเอกสารและธุรกรรมทางการเงินหรือการขาย

การสื่อสารเป็นหนึ่งในขั้นตอนการทำงานด้านหน้าที่สำคัญที่สุดที่พบในเกือบทุกสถานการณ์สำนักงานด้านหน้าเมื่อพนักงานต้อนรับในสำนักงานแพทย์พูดคุยกับผู้ป่วยทางโทรศัพท์หรือทักทายผู้ป่วยเมื่อเข้ามาในสำนักงานตัวอย่างเช่นพวกเขากำลังทำงานด้านการสื่อสารในการค้าปลีกงานการสื่อสารเกิดขึ้นเมื่อตัวแทนขายช่วยลูกค้าในการค้นหารายการที่พวกเขากำลังช็อปปิ้ง

เอกสารเป็นอีกหนึ่งขั้นตอนที่สำคัญที่สุดกล่าวโดยย่อนี่คือกระบวนการบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นในสำนักงานด้านหน้ายกตัวอย่างเช่นคนงานแผนกต้อนรับในโรงแรมมีหน้าที่รับผิดชอบในการติดตามว่าใครเป็นผู้จองที่เช็คอินและใครตรวจสอบพวกเขามักจะเก็บข้อมูลนี้ไว้ในฐานข้อมูลเพื่อให้พวกเขาสามารถรู้ได้ว่ามีห้องพักกี่ห้องและเมื่อใดที่พวกเขาสามารถวางแผนการจัดหาพนักงานสำหรับลูกค้าส่วนใหญ่

ขั้นตอนสำนักงานด้านหน้าซึ่งรวมถึงการขายและธุรกรรมทางการเงินมักจะบันทึกและถ่ายทอดทางดิจิทัลไปยังแผนกสำนักงานด้านหลังเช่นการเงินและการบัญชีในการค้าปลีกคนงานสำนักงานใหญ่หลายคนใช้ทะเบียนเงินสดที่คำนวณผลรวมรายวันมืออาชีพที่ทำงานในสำนักงานแพทย์อาจต้องใช้ข้อมูลประกันภัยในบางกรณีพวกเขาอาจต้องคุ้นเคยกับการเข้ารหัสทางการแพทย์

ในด้านส่วนใหญ่ของธุรกิจการจัดการเป็นกระบวนการที่สำคัญโดยปกติแล้วผู้จัดการจะดูแลขั้นตอนการทำงานด้านหน้าทั้งหมดและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคนงานปฏิบัติงานอย่างถูกต้องพวกเขาอาจฝึกอบรมพนักงานสำนักงานด้านหน้าและเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานด้านหน้าเพื่อตอบสนองความท้าทายใหม่ ๆ

ผู้จัดการหลายคนเชื่อว่าควรมีการพัฒนาขั้นตอนการทำงานด้านหน้าอย่างต่อเนื่องแทนที่จะขึ้นอยู่กับแบบจำลองหรือกลยุทธ์เพราะพวกเขาคุ้นเคยผู้จัดการหลายคนเลือกที่จะวิเคราะห์ความท้าทายใหม่และนำโซลูชันมาใช้ตัวอย่างเช่นหากผู้จัดการโรงแรมพบว่าระบบการจองช้าเกินไปและคนงานโต๊ะไม่สามารถช่วยเหลือลูกค้าได้อย่างรวดเร็วพอเขาหรือเธออาจมองหาระบบใหม่ที่คุ้มค่าผู้จัดการอาจสังเกตพฤติกรรมของพนักงานแผนกต้อนรับส่วนหน้าและดำเนินการฝึกอบรมเป็นระยะเพื่อปรับปรุงการสื่อสารกับลูกค้า