ผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมทำอะไร?

ผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมสามารถเติมเต็มบทบาทต่าง ๆ ขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุมตัวอย่างเช่นเขาอาจต้องรับผิดชอบในการบันทึกนาทีและทำให้มั่นใจว่าการกล่าวสุนทรพจน์การอภิปรายหรือการนำเสนอจะถูกเก็บไว้ตามเวลาที่กำหนดไว้การประชุมบางครั้งอาจเกี่ยวกับหัวข้อการโต้เถียงหรืออารมณ์ดังนั้นผู้อำนวยความสะดวกอาจทำหน้าที่เป็นผู้ดำเนินการประชุมในกรณีนี้ความรับผิดชอบทั่วไปอีกประการหนึ่งของผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมคือการให้บทสนทนาที่เกี่ยวข้องโดยการหยุดชั่วคราวหรือเปลี่ยนทิศทางเมื่อการสนทนาไม่สามารถติดตามได้โดยทั่วไปเขาช่วยและชี้นำกระบวนการโดยไม่พยายามที่จะมีอิทธิพลต่อผลลัพธ์

องค์กรวางแผนการประชุมด้วยเหตุผลหลายประการพวกเขาเป็นขั้นตอนมาตรฐานสำหรับธุรกิจหลายประเภทในขณะที่คนอื่นอาจมีการประชุมน้อยกว่าประเภทของการชุมนุมสามารถมีตั้งแต่การประชุมพนักงานรายสัปดาห์ไปจนถึงการพักผ่อนขององค์กรที่มีอายุการใช้งานนานหลายวันการประชุมสามารถเกิดขึ้นได้ในสำนักงานในสถานที่นอกสถานที่และแม้แต่ออนไลน์ผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมอาจเป็นพนักงานเช่นสมาชิกเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารหรือเขาอาจเป็นที่ปรึกษาภายนอกที่ได้รับการว่าจ้างโดยเฉพาะเพื่อจัดระเบียบและดำเนินการประชุม

ก่อนการประชุมผู้อำนวยความสะดวกการประชุมมักจะเตรียมโดยการระบุและค้นคว้าปัญหาที่เกี่ยวข้องใด ๆ.เขาอาจสร้างวาระการประชุมและสื่อสารกับผู้เข้าร่วมประชุมแจ้งรายละเอียดและให้ข้อมูลล่วงหน้าเช่นหัวข้อสำหรับการอภิปรายบ่อยครั้งที่ผู้อำนวยความสะดวกดูแลรายละเอียดด้านลอจิสติกส์เช่นการตั้งค่าสถานที่ประชุมที่มีความจำเป็นเช่นเฟอร์นิเจอร์อุปกรณ์และเครื่องดื่ม

บ่อยครั้งเรียกว่าผู้ดูแลผู้อำนวยความสะดวกผู้อำนวยความสะดวกการประชุมอาจมีรายการปัญหาหรือคำถามอภิปรายเขามักจะเริ่มการสนทนาและอาจรักษาเวลาเปลี่ยนหัวข้อเพื่อพัฒนาอภิปรายเมื่อจำเป็นบ่อยครั้งที่เขาไม่ได้มีส่วนร่วมในผลลัพธ์ แต่ทำหน้าที่เป็นตัวแทนที่เป็นกลางขององค์กรเขาอาจมีส่วนร่วมโดยส่งเสริมการอภิปรายและช่วยเหลือบุคคลบางคนมีส่วนร่วมนอกเหนือจากการจดบันทึกส่วนตัวแล้วเขายังอาจใช้บอร์ดขนาดใหญ่หรือเครื่องช่วยสายตาอื่น ๆ เพื่อเสริมการอภิปรายและขยายความคิด

ผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมมักจะทำหน้าที่เป็นเครื่องบันทึกการประชุมเช่นกันเขาอาจหรือไม่อาจเข้าร่วมในการสนทนา แต่ฟังก์ชั่นหลักของเขาคือการบันทึกนาทีโดยปกติจะทำโดยการเขียนหรือพิมพ์ด้วยมือหรือโดยใช้อุปกรณ์บันทึกต่อมาเครื่องบันทึกอาจถอดความบันทึกและแจกจ่ายนาทีการประชุมหรือรายงาน

ลักษณะหนึ่งของผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมที่ดีคือความสามารถในการเป็นกลางแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจในรายละเอียดและช่วยให้ผู้เข้าร่วมปฏิบัติตามเวลาที่กำหนดไว้ในขณะที่ดำเนินการไปสู่เป้าหมายที่ระบุไว้เป็นทักษะที่เป็นประโยชน์อื่น ๆโดยทั่วไปการประชุมที่มีประสิทธิภาพชั้นนำยังรวมถึงความเต็มใจของผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมเพื่อติดตามผู้เข้าร่วมและช่วยให้พวกเขาดำเนินการไปสู่เป้าหมายใด ๆ ที่พวกเขาระบุไว้