คำขอสั่งซื้อคืออะไร?

คำขอใบสั่งซื้อเป็นขั้นตอนแรกในการวางใบสั่งซื้อคำขออาจถูกสร้างขึ้นโดยการตรวจสอบสต็อกด้วยตนเองหรือจากใบขอเสนอซื้ออัตโนมัติที่สร้างขึ้นจากระบบข้อมูลการจัดการในการดำเนินงานการผลิตขนาดใหญ่แผนกจัดซื้ออาจไม่ได้อยู่ในอาคารหรือที่ตั้งทางภูมิศาสตร์เดียวกันกับสถานที่ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีจดหมายขอใบสั่งซื้อเพื่อรับส่วนประกอบตามคำสั่ง

สำหรับการดำเนินงานขนาดเล็กระบบสินค้าคงคลังมักจะใช้แทนระบบสินค้าคงคลังคอมพิวเตอร์ที่มีราคาแพงกว่าเนื่องจากสินค้าคงคลังของผลิตภัณฑ์เฉพาะนั้นต่ำเจ้าของจึงโทรหาซัพพลายเออร์และส่งคำขอใบสั่งซื้อขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจเจ้าของอาจใช้ระบบ Kanban หรือสองถังซึ่งหมายความว่าคำขอใบสั่งซื้อจะถูกเรียกใช้เมื่อถังขยะแรกว่างเปล่าและมีการดึงถังที่สอง

ระบบสินค้าคงคลังประเภทนี้อาศัยการตรวจสอบภาพสินค้าคงคลังเพื่อทราบว่าจะสั่งซื้อผลิตภัณฑ์เพิ่มเติมเมื่อใดเมื่อคำขอใบสั่งซื้อได้รับการยืนยันโดยซัพพลายเออร์เจ้าของมักจะให้บัตรเครดิตเพื่อชำระเงินสำหรับผลิตภัณฑ์อีกวิธีหนึ่งเจ้าของอาจออกใบสั่งซื้อซึ่งเป็นแบบฟอร์มกระดาษที่ระบุผลิตภัณฑ์ที่ซื้อและข้อกำหนดและเงื่อนไขการชำระเงิน

การดำเนินงานที่ใหญ่กว่ามักใช้ระบบข้อมูลการจัดการหรือระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) เพื่อติดตามจากความต้องการสินค้าคงคลังและคำสั่งซื้อระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์เหล่านี้ทำงานได้โดยมีตัวกำหนดเวลาหลักป้อนการคาดการณ์การตลาดจากนั้นระบบจะเปรียบเทียบกำหนดการสร้างผลิตภัณฑ์ที่วางแผนไว้กับสินค้าสำเร็จรูปในปัจจุบันการทำงานระหว่างกระบวนการและสินค้าคงคลังดิบ

ระบบคอมพิวเตอร์มีตารางหรือไฟล์ที่มีเวลานำซัพพลายเออร์สำหรับแต่ละองค์ประกอบที่ใช้ในกระบวนการผลิตในระหว่างการเปรียบเทียบระบบของกำหนดการสร้างผลิตภัณฑ์กับสินค้าคงคลังจะคำนึงถึงเวลารอคอยของซัพพลายเออร์และสร้างคำขอใบสั่งซื้อสำหรับส่วนประกอบใด ๆ ที่ต้องสั่งซื้อโรงงานผลิตส่วนใหญ่ดำเนินการในสภาพแวดล้อมแบบทันเวลา (JIT) ซึ่งหมายความว่าระบบจะวางแผนให้ส่วนประกอบมาถึงก่อนที่จะจำเป็นสำหรับการดำเนินงานการผลิตกระบวนการนี้จะช่วยลดจำนวนพื้นที่คลังสินค้าที่จำเป็นและลดจำนวนเงินทุนที่ผูกไว้ในสินค้าคงคลัง

คำขอสั่งซื้อที่ได้จะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์ส่วนประกอบโดยแผนกจัดหาในฐานะที่เป็นซัพพลายเออร์ยืนยันการกำหนดราคาส่วนประกอบปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำและเวลารอคอยทีมงานจัดซื้อจะออกคำสั่งซื้อที่มั่นคงใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่มีผลผูกพันที่รับประกันว่าซัพพลายเออร์จะได้รับเงินเมื่อจัดส่ง