สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?

ยังเป็นที่รู้จักกันในนาม E-Office สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เป็นคำที่อ้างถึงสภาพแวดล้อมของสำนักงานที่ใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์อย่างมีนัยสำคัญในการทำงานคำนี้มีการประกาศเกียรติคุณครั้งแรกในช่วงกลางศตวรรษที่ 20 และเริ่มมีการใช้งานร่วมกันในช่วงทศวรรษของปี 1980 เนื่องจากสภาพแวดล้อมสำนักงานมากขึ้นที่จ่ายด้วยวิธีการด้วยตนเองและเริ่มพึ่งพาการรวมกันของคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปเมนเฟรมและเซิร์ฟเวอร์เพื่อจัดการงานที่เกี่ยวข้องกับงานจำนวนมากวันนี้สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์มักจะถูกบรรจุกับสำนักงานเสมือนจริงซึ่งเกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีไร้สายเพื่อให้ผู้คนทำงานจากแทบทุกที่ด้วยแล็ปท็อปหรือสมุดบันทึกที่เหมาะสมและการเชื่อมต่อไร้สายที่เชื่อถือได้

หนึ่งในประโยชน์หลักของสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์คือความสามารถในการพึ่งพาเอกสารสำเนายากน้อยลงเพื่อจัดการงานธุรกิจที่แตกต่างกันตัวอย่างเช่นผู้เชี่ยวชาญด้านการบัญชีหรือการเรียกเก็บเงินจะสามารถลดการใช้หนังสือบัญชีสำเนาแบบดั้งเดิมได้อย่างมีนัยสำคัญโดยใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อเรียกเก็บเงินคำสั่งซื้อสร้างใบแจ้งหนี้และแม้กระทั่งการโพสต์การชำระเงินที่ได้รับในใบแจ้งหนี้ที่โดดเด่นในทำนองเดียวกันพนักงานขายสามารถได้รับประโยชน์จากการใช้สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ฐานข้อมูลการขายแทนที่จะดูแลรักษาไฟล์กระดาษในแต่ละโอกาสและลูกค้าแม้แต่งานเสมียนหลายอย่างเช่นการเขียนตัวอักษรหรือการเตรียมงานนำเสนอสามารถทำได้ทางอิเล็กทรอนิกส์ลดการใช้กระดาษเพิ่มเติมในขณะที่ทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบข้อมูลและง่ายต่อการดึง

พร้อมกับการลดการบริโภคกระดาษที่เกี่ยวข้องกับการทำงานต่างๆสภาพแวดล้อมสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ยังให้ความปลอดภัยในระดับที่สูงขึ้นผู้ใช้สามารถใช้รหัสผ่านปกป้องเอกสารต่างๆ จำกัด การเข้าถึงฐานข้อมูลด้วยรหัสผ่านและแม้แต่ล็อคการเข้าถึงไฟล์ที่วางไว้ในโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลระยะไกลบางอย่างโดยการเข้ารหัสการเข้าถึงในบางลักษณะในขณะที่ไม่เข้าใจผิดระดับความปลอดภัยนี้มักจะถือว่าเป็นการปรับปรุงการใช้ตู้เก็บเอกสารที่ถูกล็อคตู้นิรภัยและห้องใต้ดินที่ใช้กันทั่วไปก่อนการปรากฎตัวของคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป

ในขณะที่สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้กำจัดการใช้กระดาษในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจการใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์อย่างรับผิดชอบและเครือข่ายของ บริษัท ช่วยลดความจำเป็นในการรักษาเอกสารสำเนาได้อย่างหนักเนื่องจากเอกสารสามารถพิมพ์ได้เมื่อและตามความจำเป็นพื้นที่ที่จำเป็นในการตั้งค่าสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์มีขนาดเล็กลงอย่างมีนัยสำคัญข้อได้เปรียบที่สำคัญอย่างยิ่งเมื่อพื้นที่มีค่าพรีเมี่ยมในบางอุตสาหกรรมการใช้สำนักงานเสมือนจริงทำให้สามารถอนุญาตให้พนักงานทำงานจากระยะไกลได้มากกว่าที่อยู่ใจกลางเมืองซึ่งเป็นประโยชน์ที่สามารถลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้อย่างมาก