การบำรุงรักษารายการคืออะไร?

การบำรุงรักษารายการเป็นกระบวนการของการเก็บรายชื่อปัจจุบันประเภทใด ๆธุรกิจดำเนินงานด้วยจำนวนรายการทั่วทั้งโครงสร้างองค์กรโดยมีรายชื่อลูกค้าและรายชื่อผู้ขายที่ได้รับอนุมัติเป็นสองตัวอย่างที่สำคัญแนวคิดทั่วไปของการบำรุงรักษารายการเกี่ยวข้องกับการรักษารายการเหล่านี้และรายการสำคัญอื่น ๆ ที่ บริษัท เป็นเจ้าของว่าถูกต้องและทันเวลาที่สุดเท่าที่จะทำได้ซึ่งหมายความว่ากระบวนการรักษารายการเหล่านี้เป็นกิจกรรมต่อเนื่องที่ต้องดำเนินการในช่วงเวลาปกติ

มีกิจกรรมหรือธุรกรรมพื้นฐานสามประเภทที่เกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการบำรุงรักษารายการกิจกรรมแรกเรียกว่า ADDนี่หมายความว่าข้อมูลใหม่ใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับรายการจะถูกเพิ่มเข้ามาตัวอย่างเช่นหาก บริษัท กำหนดข้อตกลงตามสัญญากับผู้ขายรายใหม่ผู้ขายจะถูกเพิ่มเข้าไปในรายชื่อผู้ขายที่ได้รับอนุมัติซึ่งมักจะรวมถึงข้อมูลสำคัญเช่นชื่อและตำแหน่งของผู้ติดต่อหลักวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับสัญญาและอื่น ๆข้อมูลเฉพาะที่จำเป็นในการส่งมอบบริการให้กับลูกค้านั้นอย่างถูกต้องtransaction หรือกิจกรรมประเภทที่สองที่เกิดขึ้นระหว่างการบำรุงรักษารายการเรียกว่าลบหรือลบในอินสแตนซ์นี้ข้อมูลที่รวมอยู่ในรายการก่อนหน้านี้จะถูกถอดออกหรือลบออกหากลูกค้าเลือกที่จะปิดบัญชีของเขาหรือเธอและชำระยอดคงค้างใด ๆ อย่างเต็มรูปแบบบัญชีนั้นจะถูกลบออกจากรายชื่อลูกค้าที่ใช้งานอยู่ในขณะที่บางธุรกิจเพียงแค่ทิ้งข้อมูลนี้ แต่อื่น ๆ ก็นำข้อมูลลูกค้าที่ถูกลบออกและเก็บข้อมูลไว้ในรายชื่อที่สงวนไว้สำหรับลูกค้าเก่า

ขั้นตอนสุดท้ายหรือธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษารายการเรียกว่าการเปลี่ยนแปลงโดยปกติจะเกี่ยวข้องกับการอัปเดตข้อมูลบางประเภทที่มีอยู่แล้วในรายการที่มีอยู่แล้วหากลูกค้าได้รับการควบรวมกิจการและเริ่มทำธุรกิจภายใต้ชื่อ บริษัท ใหม่ชื่อใหม่นั้นจะแทนที่ชื่อเก่าในบันทึกของลูกค้าทั้งหมดที่ดูแลโดยซัพพลายเออร์ด้วยโปรไฟล์ลูกค้าที่มีชื่อของผู้มีอำนาจตัดสินใจที่สำคัญภายในองค์กรการเปลี่ยนแปลงอาจเกี่ยวข้องกับการลบชื่อของคนที่ออกจาก บริษัท และแทนที่ชื่อของผู้สืบทอดของเขาหรือเธอในสาขาเดียวกันในรายการ

ด้วยกิจกรรมการบำรุงรักษารายการทุกประเภทแนวคิดคือการรักษารายชื่อเป็นปัจจุบันการทำเช่นนั้นช่วยลดโอกาสสำหรับเวลาและทรัพยากรที่จะสูญเปล่าโดยการใช้ข้อมูลที่ล้าสมัยหรือไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไปตัวอย่างเช่นการเก็บรักษาข้อมูลปัจจุบันเกี่ยวกับรายชื่อลูกค้าจะช่วยให้แน่ใจว่าหากซัพพลายเออร์ต้องการดำเนินการแคมเปญจดหมายโดยตรงโดยใช้รายการชิ้นส่วนทางไปรษณีย์จะไม่ถูกส่งไปยังลูกค้าเก่าหรือไปยังผู้ติดต่อที่ไม่เกี่ยวข้องกับ บริษัท ที่อีกต่อไปสร้างฐานลูกค้าปัจจุบัน