การวิเคราะห์ใช้จ่ายคืออะไร?

การวิเคราะห์การใช้จ่ายเป็นวิธีการที่ธุรกิจใช้เพื่อติดตามว่า บริษัท ใช้จ่ายเงินอย่างไรโดยมีเป้าหมายสูงสุดในการลดการใช้จ่ายข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขายการจัดซื้อและคำสั่งซื้อจะถูกจัดระเบียบแล้ววิเคราะห์สำหรับรูปแบบเนื่องจากข้อมูลจำนวนมากที่เกี่ยวข้อง บริษัท ส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์พิเศษเพื่อทำการวิเคราะห์การใช้จ่าย

กระบวนการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลนั้นยากกว่าที่ปรากฏครั้งแรกเพื่อให้การวิเคราะห์การใช้จ่ายมีประสิทธิภาพทุกด้านของรูปแบบการใช้จ่ายของ บริษัท จะต้องนำมาพิจารณาข้อมูลนี้มักจะถูกเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ที่ไม่ต่อเนื่องภายในแต่ละแผนกของ บริษัทแผนกอาจถูกคั่นด้วยระยะทางและภาษาการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดนี้และจัดระเบียบเป็นรูปแบบที่ใช้งานได้ต้องใช้เวลาและเงินจำนวนมาก

ความซับซ้อนส่วนใหญ่สามารถลบออกได้โดยใช้ซอฟต์แวร์เพื่ออำนวยความสะดวกในการวิเคราะห์การใช้จ่ายซอฟต์แวร์การวิเคราะห์การใช้จ่ายครั้งแรกถูกสร้างขึ้นในต้นปี 2000แม้ว่าจะยังคงมีราคาแพงมาก แต่ซอฟต์แวร์จะลบความจำเป็นของการใช้แรงงานมนุษย์และสร้างอินเทอร์เฟซที่ง่ายสำหรับการเข้าถึงข้อมูลที่เกิดขึ้น

ซอฟต์แวร์ทำงานได้โดยการดึงข้อมูลจากระบบการเก็บบันทึกที่มีอยู่เหล่านี้อาจเป็นสเปรดชีตข้อมูลคลังสินค้าหรือแหล่งข้อมูลอื่น ๆจากนั้นข้อมูลนี้จะถูกทำความสะอาดซึ่งหมายความว่าการจัดรูปแบบนั้นเป็นมาตรฐานบันทึกที่ซ้ำกันจะถูกรวมเข้าด้วยกันและพบรายละเอียดที่ขาดหายไปจากนั้นซอฟต์แวร์จะจำแนกข้อมูลตามมาตรฐานอุตสาหกรรมและมาตรฐานที่ระบุโดย บริษัทผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อสามารถเข้าถึงข้อมูลสำหรับรายงานและการวิเคราะห์

สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งของการวิเคราะห์การใช้จ่ายคือการประเมินซัพพลายเออร์การวิเคราะห์การใช้จ่ายสามารถแสดงให้เห็นว่าซัพพลายเออร์รายใดได้รับเงินมากที่สุดจาก บริษัทบริษัท สามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อต่อรองเพื่อรับข้อเสนอที่ดีกว่าหรือเพื่อเจรจาต่อรองสัญญาอีกครั้งบริษัท ส่วนใหญ่มีซัพพลายเออร์ที่ต้องการซัพพลายเออร์ที่ให้บริการที่ดีที่สุดหรือลดราคาสำหรับการซื้อจำนวนมากการวิเคราะห์อาจเปิดเผยว่าอุปกรณ์หรือบริการที่กำลังซื้อจากผู้ขายที่ไม่ได้ต้องการซื้อจากผู้ขายที่ต้องการน้อยกว่า

บริษัท อาจซื้ออุปกรณ์หรือบริการที่คล้ายกันจากซัพพลายเออร์หลายรายสิ่งนี้เรียกว่าสินค้าที่กระจัดกระจายสามารถบันทึกเงินได้โดยทำการซื้อครั้งใหญ่หนึ่งครั้งจากซัพพลายเออร์รายเดียวแทนที่จะซื้อชุดเล็ก ๆ จากซัพพลายเออร์หลายราย

การวิเคราะห์การใช้จ่ายยังช่วยในการระบุการใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใดสิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อทำการซื้อที่ไม่ครอบคลุมภายใต้สัญญาหากไม่มีสัญญา บริษัท จะถูกเรียกเก็บราคาเต็มมากกว่าราคาเจรจาที่ระบุโดยสัญญายืนกับซัพพลายเออร์ที่ต้องการการใช้จ่ายประเภทนี้อาจทำให้ บริษัท มีเงินเป็นจำนวนมากเมื่อเวลาผ่านไป