เอกสารการเริ่มต้นโครงการคืออะไร?

เอกสารการเริ่มต้นโครงการ (PID) หรือบทสรุปโครงการใช้ในการจัดการโครงการเพื่อเน้นแผนวิธีการของโครงการส่วนที่เฉพาะเจาะจงของ PID แตกต่างกันระหว่างองค์กรและวิธีการโครงการโดยทั่วไปพวกเขาแต่ละคนครอบคลุมข้อมูลสำคัญบางอย่างที่อธิบายโครงการรวมถึงคำจำกัดความ, กรณี, การส่งมอบ, ข้อ จำกัด , ความเสี่ยง, สมาชิก, แผนการสื่อสาร, ความทนทานต่อโครงการและลายเซ็น

คำจำกัดความของโครงการเป็นส่วนสำคัญในเอกสารมันจะอธิบายถึงเป้าหมายวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่ต้องการของโครงการวิธีการวัดแต่ละอย่างจะวัดได้อย่างไรและขอบเขตของการทำงานที่จะเสร็จสมบูรณ์เอกสารการเริ่มต้นโครงการควรระบุคุณสมบัติที่จะรวมและยกเว้นอย่างชัดเจน

กรณีธุรกิจเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับโครงการส่วนนี้จะต้องชี้แจงมูลค่าที่โครงการคาดว่าจะส่งมอบให้กับองค์กรเพื่อเป็นการตอบแทนค่าใช้จ่ายหากโครงการไม่สามารถให้ประโยชน์เพียงพอที่จะพิสูจน์ค่าใช้จ่ายและความพยายามของตนก็จะไม่ได้รับเงินทุน

การส่งมอบโครงการควรได้รับการบันทึกไว้การส่งมอบอาจรวมถึงรหัสโปรแกรมหรือผลิตภัณฑ์และบริการอื่น ๆ ที่เป็นผลมาจากโครงการพวกเขาอาจรวมถึงเอกสารอื่น ๆ เช่นข้อกำหนดทางธุรกิจแผนการทดสอบและคู่มือการฝึกอบรม

PID ควรแสดงรายการข้อ จำกัด ใด ๆ ที่ต้องเผชิญกับโครงการข้อ จำกัด เป็นปัจจัยภายนอกที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการ แต่อยู่นอกการควบคุมของผู้จัดการโครงการสมมติฐานเช่นนักพัฒนาซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามที่ส่งมอบรหัสควรได้รับการบันทึกไว้เช่นกัน

ทุกโครงการมีความเสี่ยงผู้จัดการโครงการต้องระบุเอกสารความเสี่ยงโดยใช้การลงทะเบียนความเสี่ยงหรือบันทึกควรตรวจสอบความเสี่ยงและป้องกันหรือบรรเทาเมื่อเป็นไปได้ผู้จัดการโครงการควรพัฒนาแผนการจัดการผู้ที่ไม่สามารถป้องกันได้

รายชื่อบุคลากรและไทม์ไลน์ยังเป็นองค์ประกอบสำคัญของเอกสารการเริ่มต้นโครงการบทบาทและความรับผิดชอบควรแสดงรายการกับสมาชิกแต่ละโครงการส่วนการวางแผนโครงการให้ภาพรวมของไทม์ไลน์สำหรับการส่งมอบงานที่สำคัญ

องค์กรอาจรวมถึงแผนการสื่อสารใน PIDแผนนี้อาจรวมถึงการประชุมต่าง ๆ ที่จะจัดขึ้นกับสมาชิกในทีมนอกจากนี้ยังอาจจัดทำเอกสารการสื่อสารที่คาดหวังไปยังการจัดการผู้บริหารและผู้ใช้ที่อาจได้รับผลกระทบจากโครงการ

หลายองค์กรสร้างความคลาดเคลื่อนของโครงการความคลาดเคลื่อนเกี่ยวข้องกับจำนวนงานและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงที่เกิดขึ้นจากโครงการกับแผนโครงการที่ไม่ได้ดำเนินการภายในความแปรปรวนที่อนุญาตของกรอบเวลาที่วางแผนไว้และงบประมาณอาจอยู่ภายใต้ภาพรวมการจัดการเพิ่มเติมข้อมูลนี้อาจรวมอยู่ในเอกสารการเริ่มต้นโครงการ

PID ส่วนใหญ่มีพื้นที่สำหรับลายเซ็นผู้บริหารและผู้จัดการมักจะต้องลงนามในเอกสารลายเซ็นของพวกเขาบ่งชี้ว่าพวกเขาจะสนับสนุนโครงการผ่านการระดมทุนหรืออุทิศพนักงานให้ทำงานกับมัน