ผู้ช่วยสำนักงาน/พนักงานต้อนรับทำอะไร?

ผู้ช่วยสำนักงาน/พนักงานต้อนรับมักจะรับผิดชอบหน้าที่ด้านหน้าสำนักงานในธุรกิจหรือองค์กรพนักงานต้อนรับมักจะควบคุมการเข้าถึงสำนักงานโดยทักทายแขกแจ้งให้พนักงานทราบถึงผู้เข้าชมและทำงานร่วมกับผู้จัดส่งและผู้รับเหมานอกจากนี้ผู้ช่วยสำนักงานอาจรับผิดชอบงานบริหารสำนักงานจำนวนมากเช่นการจัดการสเปรดชีตการติดต่อและการสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงานขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและจำนวนพนักงานที่มีผู้ช่วยสำนักงาน/พนักงานต้อนรับอาจทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยส่วนบุคคลหรือผู้ดูแลระบบให้กับผู้บริหารหรือผู้จัดการ บริษัท หนึ่งคนหรือมากกว่า

ในขณะที่สำนักงานหลายแห่งพึ่งพาระบบวอยซ์เมลเพื่อตอบรับโทรศัพท์และผู้โทรหาเส้นทางไปยังคนงานที่เกี่ยวข้องหลายคนยังคงจ้างผู้ช่วยสำนักงาน/พนักงานต้อนรับเพื่อจัดการระบบโทรศัพท์และพูดคุยกับผู้โทรที่มีปัญหาในการใช้งานพนักงานต้อนรับยังปฏิบัติงานที่ดูแลพื้นที่แผนกต้อนรับหรือที่รู้จักกันในชื่อพื้นที่รอหรือห้องซึ่งผู้เข้าชมมักเข้ามาผู้ช่วยสำนักงาน/พนักงานต้อนรับแบบดั้งเดิมมักจะรับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการประกาศผู้เข้าชมให้กับคนที่เขาหรือเธอไปเยี่ยมหรือหากผู้เข้าชมเป็นผู้ส่งมอบพนักงานต้อนรับมักจะลงนามในแพ็คเกจและแจ้งให้ผู้รับทราบการมาถึง.ผู้ช่วยสำนักงาน/พนักงานต้อนรับอาจรับผิดชอบในการแจ้งลูกค้าแบบวอล์คอินเกี่ยวกับบริการของ บริษัท และอาจกำหนดเวลาการนัดหมายระหว่างลูกค้าและพนักงาน

ธุรกิจที่มีเจ้าหน้าที่สนับสนุนสำนักงานที่ค่อนข้างเล็กอาจต้องมีผู้ช่วยสำนักงาน/พนักงานต้อนรับเพื่อรับบทบาทอื่น ๆภายใน บริษัทในองค์กรขนาดเล็กมากหรือหนึ่งที่มีงบประมาณประหยัดมากพนักงานต้อนรับอาจทำหน้าที่เป็นผู้จัดการสำนักงานเขาหรือเธออาจรับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าสำนักงานทำงานได้ดีโดยการใส่วัสดุสิ้นเปลืองและตรวจสอบประสิทธิภาพของเครื่องสำนักงานเช่นเครื่องถ่ายเอกสารเครื่องแฟกซ์และแม้แต่คอมพิวเตอร์ผู้ช่วยสำนักงาน/พนักงานต้อนรับที่มีความรับผิดชอบเหล่านี้มักจะติดต่อและทำงานกับผู้เชี่ยวชาญด้านการซ่อมแซมรวมถึงผู้รับเหมาอื่น ๆ ที่อาจจำเป็นต้องทำงานในพื้นที่สำนักงานหรืออาคารความรับผิดชอบทั่วไปอื่น ๆ ได้แก่ การวางแผนกิจกรรมการกำหนดเวลาการเดินทางและในบางกรณีการจัดการการสื่อสารสำนักงานทั่วไปเช่นการแจ้งเตือนเกี่ยวกับวันหยุดกิจกรรมพิเศษและการพิจารณาความปลอดภัย

คุณสมบัติที่จะเป็นผู้ช่วยสำนักงานแตกต่างกันไปตามทักษะที่จำเป็นตำแหน่งภายใน บริษัท ใด บริษัท หนึ่งในหลายกรณีพนักงานสำนักงานสามารถได้รับทักษะในการทำงานหรือจบโปรแกรมการฝึกอบรมสายอาชีพที่ให้ความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับขั้นตอนการบริหารสำนักงานตัวเลือกอื่น ๆ รวมถึงการเข้าเรียนในชั้นเรียนการศึกษาต่อเนื่องและผู้ใหญ่ในแพ็คเกจซอฟต์แวร์ต่าง ๆ การเขียนธุรกิจและการสื่อสารและโปรโตคอล