มีอะไรเกี่ยวข้องกับงานเลขานุการ?

เลขานุการเป็นคนที่ทำงานในสำนักงานหรือบรรยากาศมืออาชีพอื่น ๆเขาหรือเธอจะปฏิบัติหน้าที่เป็นส่วนใหญ่เช่นการยื่น, การจัดการโทรศัพท์, การจัดระเบียบจดหมายโต้ตอบ, ทำหน้าที่เป็นผู้พิสูจน์อักษรและพิมพ์ดีดและงานอื่น ๆ อีกมากมายที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานเฉพาะงานเลขานุการมักจะไม่ต้องการการศึกษาระดับสูงแม้ว่านายจ้างส่วนใหญ่จะกำหนดให้เลขานุการมีการศึกษาระดับมัธยมปลายอย่างน้อยเนื่องจากงานเลขานุการจำนวนมากจะต้องใช้ทักษะการสื่อสารขั้นพื้นฐานถึงปานกลางทักษะคณิตศาสตร์และความสามารถในการปฏิบัติงานหลายอย่างพร้อมกัน

งานเลขานุการหลายประเภทมีอยู่และงานดังกล่าวมักจะแตกต่างกันไปตามประสบการณ์ของเลขานุการการตั้งค่างานและคุณสมบัติตัวอย่างเช่นเลขานุการระดับล่างอาจรับผิดชอบงานพื้นฐานเช่นการตอบรับโทรศัพท์และกำหนดเส้นทางโทรศัพท์เหล่านั้นไปยังผู้รับที่เหมาะสมปฏิบัติหน้าที่การยื่นขั้นพื้นฐานและโต้ตอบกับลูกค้าหรือผู้เยี่ยมชมสำนักงานอย่างไรก็ตามเลขานุการผู้บริหารอาจมีบทบาทอย่างแข็งขันในการวางแผนการกำหนดเวลาการตัดสินใจและการจัดระเบียบภายในสำนักงานในกรณีนี้งานเลขานุการดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญด้านเลขานุการที่มีประสบการณ์มากขึ้นซึ่งอาจมีการฝึกอบรมหรือการศึกษาอย่างเป็นทางการมากขึ้น

ในบางกรณีงานเลขานุการอาจเกี่ยวข้องกับการจัดการผู้อื่นภายในสำนักงานเลขานุการมักจะรับผิดชอบในการสร้างความมั่นใจในการดำเนินงานประจำวันที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพของสำนักงานซึ่งหมายความว่าเขาหรือเธอจะต้องจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นจัดการงานที่ซับซ้อนโต้ตอบกับพนักงานคนอื่น ๆ และในบางกรณี.ฟังก์ชั่นเฉพาะของเลขานุการคนใดคนหนึ่งอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาดของสำนักงานและความต้องการเฉพาะของสำนักงานนั้นนายจ้างบางคนอาจกำหนดให้เลขานุการพัฒนาความรู้เฉพาะเกี่ยวกับอุตสาหกรรมหรือสาขาที่ธุรกิจดำเนินงานสิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเลขานุการจะเข้าใจคำศัพท์และกระบวนการซึ่งทำให้เขาหรือเธอตัดสินใจตามข้อมูลนี้

การโต้ตอบกับลูกค้าหรือลูกค้ามักเป็นหน้าที่สำคัญของเลขานุการนี่อาจหมายถึงการพูดคุยกับลูกค้าและลูกค้าทางโทรศัพท์ส่งจดหมายหรืออีเมลหรือแม้แต่โต้ตอบกับผู้คนที่เผชิญหน้าเลขานุการจะต้องมีความสมบูรณ์สอดคล้องกันเป็นมิตรและจัดระเบียบเพื่อทำงานดังกล่าวและเขาหรือเธออาจจำเป็นต้องส่งลูกค้าและลูกค้ารอบ ๆ สำนักงานในกรณีส่วนใหญ่เลขานุการเป็นบุคคลแรกที่ลูกค้าหรือลูกค้าจะโต้ตอบเมื่อไปเยี่ยมชมธุรกิจดังนั้นเลขานุการจะต้องเตรียมพร้อมที่จะพบปะกับคนเหล่านี้และให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพวกเขาอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ