ความแตกต่างระหว่างบัญชีย่อยและบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นใช้งานได้บัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท เป็นหนังสือของบัญชีชั้นนำที่ประกอบขึ้นเป็นระบบบัญชีบัญชีแยกประเภทย่อยเป็นบัญชีย่อยของบัญชีบัญชีแยกประเภททั่วไปการทำธุรกรรมรายการบัญชีบัญชีแยกประเภททั่วไปในหมวดหมู่บัญชีที่สำคัญบัญชีแยกประเภทย่อยให้รายละเอียดสำหรับหนึ่งในรายการโฆษณาเหล่านั้นสร้างบัญชีขนาดเล็กแยกต่างหากสำหรับรายการที่สามารถติดตามธุรกรรมที่เฉพาะเจาะจงกับรายการหนึ่งรายการ
ธุรกิจทั้งหมดจะต้องดูแลระบบการทำบัญชีโดยหน่วยงานของรัฐธุรกิจขนาดเล็กเก็บรักษาหนังสือเพื่อให้หน่วยงานด้านภาษีสามารถรวบรวมยอดขายการจ้างงานและภาษีเงินได้เป็นระยะบริษัท สาธารณะที่สำคัญมีความรับผิดชอบเหล่านั้นและจำเป็นต้องมีหน่วยงานกำกับดูแลหลักทรัพย์ของรัฐบาลเพื่อรักษาระบบการทำบัญชีเพื่อรายงานสถานะทางการเงินของ บริษัท ให้กับนักลงทุนแม้ว่าธุรกิจที่ไม่ใช่แบบสาธารณะสามารถรักษาระบบการทำบัญชีทุกประเภทที่สะท้อนถึงรายได้และค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้องบริษัท สาธารณะใช้ระบบการทำบัญชีสองครั้งที่สอดคล้องกับมาตรฐานที่กำหนดโดยบอร์ดทบทวนมาตรฐานการบัญชีระหว่างประเทศและระดับชาติ
การทำบัญชีสองครั้งเป็นระบบที่ติดตามบัญชีเจ็ดประเภท:
- สินทรัพย์
- หนี้สิน
- รายได้
- ค่าใช้จ่าย
- กำไร
- การสูญเสีย
- เจ้าของหุ้น
บัญชีเหล่านี้เรียกว่าบัญชีแยกประเภททั่วไปบัญชีแยกประเภททั่วไปรักษาบัญชีทั่วไปที่อยู่ภายใต้หมวดหมู่เจ็ดบัญชีตัวอย่างเช่นธุรกิจมักจะมีบัญชีบัญชีแยกประเภททั่วไปสำหรับสินทรัพย์ถาวรสินทรัพย์หมุนเวียนหนี้สินหมุนเวียนหนี้สินระยะยาวรายได้จากการขายและค่าใช้จ่ายในการบริหารรายการจะถูกสร้างขึ้นในบัญชีเหล่านี้โดยใช้การหักล้างเดบิตและสัญลักษณ์เครดิต
เนื่องจากบัญชีบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นบัญชีระดับบนสุดที่สามารถมีส่วนประกอบย่อยบัญชีแยกประเภทย่อยจะใช้เพื่อให้รายละเอียดการยืนยันรายการบัญชีบัญชีบัญชีย่อยและบัญชีแยกประเภททั่วไปมีความสัมพันธ์แบบพึ่งพา แต่วิธีที่บุคคลจัดการบัญชีสองประเภทและป้อนข้อมูลเหมือนกันความแตกต่างระหว่างบัญชีย่อยและบัญชีแยกประเภททั่วไปอยู่ในวิธีการใช้บัญชี
ตัวอย่างเช่นผู้ค้าส่งมักจะรักษาบัญชีรายได้สำหรับการขายบัญชีนี้เป็นบัญชีบัญชีแยกประเภททั่วไประดับสูงเนื่องจากรวบรวมข้อมูลการขายทั้งหมดตามระยะเวลาผู้ค้าส่งมีแนวโน้มว่ามีบัญชีลูกค้าซึ่งประกอบขึ้นเป็นตัวเลขยอดขายและอาจแสดงในบัญชีแยกประเภททั่วไปโดยการวางลูกค้าแต่ละรายในบรรทัดแยกต่างหากด้วยจำนวนยอดขายทั้งหมดสำหรับลูกค้าแต่ละรายสำหรับปีในระบบบัญชีบัญชีการขายบัญชีแยกประเภททั่วไปอาจมีบัญชีแยกประเภทย่อยที่แนบมากับลูกค้าแต่ละรายการทำธุรกรรมแต่ละรายการที่เฉพาะเจาะจงกับลูกค้านั้นจะถูกบันทึกไว้ในบัญชีบัญชีแยกประเภทของ บริษัท ในเครือลูกค้าเป็นรายละเอียดของจำนวนเงินทั้งหมดที่บันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภททั่วไป
บริษัท ย่อยและบัญชีแยกประเภททั่วไปตรวจสอบและสร้างสมดุลซึ่งกันและกันบรรทัดบัญชีแยกประเภททั่วไปที่รายละเอียดบัญชีแยกประเภทย่อยเรียกว่าบัญชีควบคุมการรวมธุรกรรมในบัญชีแยกประเภทย่อยจะต้องเท่ากับจำนวนเงินในบรรทัดที่เกี่ยวข้องในบัญชีบัญชีแยกประเภททั่วไปดังนั้นบัญชีจะยังคงอยู่ในยอดคงเหลือ
